För andra året i rad ansvarar jag för kontrollerna i Sveriges största Vasaloppsklubb, IK Stern. Mitt mål är att:

  • Alla IK Sterns åkare som betalt serviceavgift (300 st) ska få den service de önskar och behöver för en trevlig tur i fädrens spår till Mora.
  • Alla som är funktionärer (25 st) ska ha en trevlig upplevelse.
  • Ingenting ska stå och falla med mig utan bryter jag benet så kan någon annan lätt ta över.

Ganska självklara grejer tycker jag själv. För att uppnå detta krävs:

  • Att vi har tillräckligt många funktionärer.
  • Att alla funktionärer vet vad de ska göra samt var och när de ska göra det.
  • Att all utrustning finns med och fungerar.
  • Att allt finns nedskrivet på papper som kan överlämnas vid behov.

Fortfarande bara självklarheter tycker jag. Sedan försöker jag se till att:

  • Alla funktionärer blir välkomnade, tackade och sedda under helgen.
  • Vi totalt har tillräckligt med kompetens bland funktionärerna (fysik, körkort och glatt humör mm).
  • Alla funktionärer får mat, fika, kaffe och allt sådant som bidrar till gott humör med jämna mellanrum.
  • Alla funktionärer får sina önskemål om när de ska resa hem (söndag natt eller måndag förmiddag) tillgodosett.
  • Vi samåker så att de som behöver hjälp för att ta sig till Heden lördag morgon kl 07.20 får det.
  • Alla hjälps åt med arbetsuppgifterna. Det är inte rimligt att en person ska tappa upp 400 liter vatten eller skala 25 kg apelsiner. Det går på ett kick om alla hjälps åt.
Mina specialare är att:
  • Vi roterar rollerna på kontrollerna. Det vill säga att inte män kör bilar, vallar skidor och tjôtar med åkare medan kvinnor lyfter 25 kg-dunkar vatten i köket, utan att alla gör lite av varje.
  • Jag bjuder in alla funktionärer till gemensamt fika i Mora, inte att jag försvinner iväg med mina ”bästisar”.
  • Jag delegerar allt. Mitt jobb är att styra upp och svara på frågor. Det kan jag inte göra om jag yrar runt och ska göra allt själv.
  • Jag skriver tydliga manualer med precis alla detaljer jag kan komma på.
  • Jag följer upp förra årets utvärdering och försöker åtgärda sådant som uppmärksammades då.

Väldigt lätt och simpelt i teorin, ganska tidsödande i praktiken. Jag börjar på sommaren. Då görs ett stort tryckt utskick till klubbens samtliga medlemmar och i det står det att vi behöver funktionärer och vem de ska anmäla intresse till. Jag kör alltså inte med någon hemlig uttagning. Annonsen att vara funktionär upprepas sedan på webbsida och via förfrågningar till kansliet. Under hösten svarar jag på frågor från nyfikna och samlar in namn. Har också möte med de som ansvarar för utrustning och researrangemang. Efter jul är det dags att börja det stora pusslet. Jag skickar ut enkäter för att se till att vi har tillräckligt med vallavilliga, bussvärdar, chaufförer och alla andra specialuppdrag. Arrangerar infomöte. Försöker tillgodose allas önskemål om vem de ska resa med, när de ska resa och vad de kan tänka sig göra.

Det där vore egentligen fullt tillräckligt. Så har vi:

  1. De som inte använder dator eller mejl och som jag alltså måste ringa eller skicka pappersbrev till.
  2. De som vägrar komma i tid lördag morgon.
  3. De som tycker att det inte är jag som ska få beröm om det råkar bli bra ifall jag genomför punkterna i det här inlägget.
  4. De som inte gör det de lovat att göra.
  5. De som mest gnäller över sådant som inte funkade för flera år sedan (vilket råkar vara innan jag tog över).
  6. De som mest bara gnäller över allt.
  7. De som tycker att jag har fel urval när jag väljer ut funktionärer. Vilket är först till kvarn. Istället borde jag premiera lång och trogen tjänst i klubben (vilket råkar sammanfalla med de som uppfyller punkt 1, 2, 3, 4 och 5).

Men jag ska försöka följa ett klokt råd jag fick i morse, att bara ignorera sådant som gör sig bäst ignorerat. Det bästa betyget är trots allt att de allra flesta som var med förra året vill vara med i år igen eftersom det var så roligt. Det visar ju att något i min idé om hur man leder och planerar är rätt!

Leda och planera i Sveriges största Vasaloppsklubb
Kristina Svensson
Vetenskapskommunikatör, föreläsare och författare som är aktuell med böckerna Författarboken och reseguiderna Mitt Nice och Mitt Provence. Försöker också få fason på presentboken Strövtåg runt Antibes.

Blir på bra humör av gott kaffe, kameran och färgglada nagellack.

Dela gärna inlägg som du gillar eller varför inte prenumerera på info om nya böcker.
Taggar:     

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.