Fem S för kommunikation i ett projekt:
- snabb,
- snygg,
- social,
- ske i samarbete och
- i rätt sammanhang.
Webbhotellet upphov till detta blogginlägg
Rätt formulerad kommunikation i rätt tid kan vara extremt viktig för att skapa och behålla relationer med kunder, kollegor och samarbetspartners. Exakt hur viktig kommunikation är blev jag påmind om i veckan som gick när webbhotellet Binero hade ännu ett av sina haverier. Det har varit många och långa på sista tiden. Så långa att det är helt omöjligt att fortsätta anlita dem. Jag förlorar helt enkelt för mycket pengar på att mina sajter är omöjliga eller svåra att nå flera dagar i sträck. Det som var spiken i kistan för min del när det gäller att flytta, är dock deras kommunikation om problemen.
Detta påminde mig om ett utkast jag skrivit om framgångsrik projektkommunikation. Jag redigerade den ett varv och här kommer de fem essen för projektkommunikation: den ska vara snabb, snygg, social, ske i samarbete och i rätt sammanhang. Att jag valt bokstaven S beror på att jag fick en fråga vad som var själen i kommunikationen i ett projekt jag jobbat i. Jag tyckte att det var vitsigt att svara med fem ord som alla börjar på S.
Snabb
Att ha egna digitala kanaler är ett måste idag för att kunna kommunicera i rätt tid. Dessutom är det viktigt att ha mer än en kanal, och att de är oberoende av varandra. Ifall den ena är otillgänglig på grund av tekniska problem, kan man använda den andra för att nå ut med information om varför den andra ligger nere.
Uppdateringar behöver publiceras med jämna mellanrum. Vad som är rätt frekvens beror helt på situationen. Det kan vara en uppdatering var femte minut under en pågående kris, eller en per kvartal från ett flerårigt projekt.
Nyheter ska förstås publiceras medan de är aktuella. Detta kan under arbetsintensiva perioder kräva att man har viss tolerans mot korrfel, de kan vid behov rättas i efterhand.
Att vara snabb ger en konkurrensfördel. Ofta är det den som är först med ett referat från ett event som får störst spridning i sociala medier. Jag har exempelvis någon gång skrivit referat i realtid och publicerat. Andra gånger har jag publicerat reportage med mingelbilder ett par timmar efter ett event i Almedalen. Dessa snabbt ihopsatta referat är inga mästerverk rent språkmässigt, men snabbheten prioriterades och den gav utdelning i form av många läsare och stor uppskattning.
Snygg
Jag har en fördel som kommunikationskonsult och författare jämfört med många andra, genom att jag kan ta vettiga bilder för att illustrera texterna med. Proffsiga bilder gör en stor skillnad. Även människor som aldrig läser texterna, utan bara ser länkar och bilder svischa förbi i sociala medier, noterar bilderna. Ännu bättre är det förstås om man har grafisk kompetens och kan göra snygg infografik.
Under rubriken snygg sätter jag också att ha ett snyggt tilltal. Det är alltid snyggare att lyfta fram samarbetspartners och externa personer på bild i första hand och sig själv i andra hand. Givetvis är det viktigt att med jämna mellanrum presentera avsändarna också. Men alltför tätt linslusande får lätt skrytkaraktär. Det beror givetvis på kontexten, några selfies här och där är bra.
En positiv ton är trevligast. Det är inte samma sak som att sätta upp en glättig fasad, en sådan kommer skorra falskt ändå. Jag har tidigare skrivit en lång text om fördelarna (och nackdelarna) med att dela även negativa recensioner. Full transparens inger förtroende både internt och externt. Dessutom är det ett strukturerat sätt att samla informationen på.
Social
Alla projekt har mer eller mindre väl definierade målgrupper. Deras intressen varierar, men alla består av människor. De vill läsa svenska, inte spela floskelbingo.
Mottagarnas intresse och behov är en vettig ledstjärna när man sållar bland idéer och prioriterar i vilken ordning olika uppslag ska förverkligas. Vill du att mottagarna ska läsa det du skickar ut behöver fokus vara att skicka sådant de är intresserade av, inte sådant du vill att de ska vara intresserade av. Den som är kommunikationsansvarig måste bestämma sållningen.
Vinnova var särskilt imponerade av vårt arbete med nätverkande över hela landet, både via de regionala noderna och andra initiativ. Det är detta som är anledningen till SIP:arnas existens. Vinnova skulle kunna ordna utlysningar själva, med mindre administration, utan SIP:ar. Men Vinnova sitter i Stockholm. SIP:arnas uppgift är att fånga in vad som sker i resten av landet, och hitta nya trender snabbare.
Samarbete
Många av våra aktiviteter skedde tillsammans med andra organisationer i lösare eller tätare samarbeten. Förutom att det betyder att det finns andra organisationers arbetstid att redovisa som medfinansiering, så nådde vi ut bredare. Vi kortbefruktade varandra genom att vi hade olika kanaler.
Vår snabba och snygga kommunikation var också en anledning till att vi var attraktiva som samarbetspartner. Potentiella partners kunde se att vi publicerade regelbundna artiklar om andra samarbetspartners.
Under den här punkten kan man också nämna att alla som skriver på webben gör det under eget namn. Det underlättar på flera sätt. Dels behöver inte folk känna att de ska använda “det officiella språket”, dels får de en smula cred för sitt jobb. Det gör det också synligt externt att vi är många inblandade i programmet.
Sammanhang
Det kan vara värt att påminna om att kommunikation är inget självändamål i sig. Anledningen att större organisationer har en kommunikationsavdelning och att projekt anlitar kommunikatörer är inte att dessa ska servera en förskönad bild av verkligheten, fylla en stol eller prångla ut reklam. Kommunikation handlar om att förmedla rätt information till rätt person på rätt sätt. länk, den som väljer ut vad som behöver kommuniceras, till vem och hur. På kuppen bygger man relationer och påverkar människors attityder. Vilket på sikt kan ge utslag i viljan att anlita eller handla något.
Det här innebär att kommunikation är ett centralt verktyg för att
Ofta kan kommunikatörer dessutom ha kunskap om målgrupper och ha mycket att tillföra när det handlar om vilka
Det är därmed viktigt v utan det är ett verktyg för att ett projekt ska nå sina mål. Det är i högsta grad en integrerad del av ledningen.
Vi uppmuntrande alla som är involverade i programmet att använda programmets kanalerna och gav dem förtroendet (samt instruktioner) att göra det. Vi jobbade också på att ändra deras förhållningssätt. Att de mer skulle tänka “konversation i sociala medier” än “vetenskapliga rapporter” i den externa kommunikationen. Det vill säga att kontinuerlig berätta om pågående projekt, inte vänta tills de kunde redovisa resultat från avslutade projekt.
Det finns mycket kunskap, en hel del strategiska och genomtänkta val bakom kommunikationens utformning, men fokus låg aldrig på att springa runt och vifta med tjusiga planer, utan alltid på att leverera. Resultaten av kommunikationsarbetet fick tala för sig självt.
Sammanfattningsvis så tror jag framgången till stor del var personberoende. Jag sprider positiv energi omkring mig. Sedan är jag ingen klassisk kommunikatör. Jag kan visserligen snickra ihop ett hyfsat nyhetsbrev och illustrera med en anständig bild. Men det jag egentligen är bra på är att utveckla och påverka människor och organisationer. Kommunikation är bara ett av mina verktyg.
/Kristina
Fynd i arkivet
Ovanstående text hittade jag i utkasthögen där det hade fastnat. Jag vill minnas att jag inte var helt nöjd och skulle återvända till det senare. Men några år senare publicerade jag det (men bakdaterade det till senast sparade version).
Gillar du något, dela det vidare eller skriv en rad. Glöm inte att prenumerera på info om nya böcker.
- Dansant, otroliga foton, rolig! – finfina ord om mina böcker - 7 april 2024
- Ett år runt Antibes april: Château d’Anglais i Nice - 1 april 2024
- Ett år runt Antibes mars: Murarna i pastellfärg - 1 mars 2024
